Faciliter la tenue de réunions accessibles

• Donnez aux participants l’occasion de faire connaître, tôt dans le processus, leurs besoins relativement aux mesures d’adaptation, soit dans la convocation ou dans l’invitation initiale. Vous aurez ainsi le temps de vous préparer et de prendre les dispositions nécessaires relatives aux demandes d’accessibilité.
• Consultez des personnes handicapées au moment de l’organisation de la réunion puisqu’elles sont les plus aptes à juger de l’accessibilité des services qui s’adressent à elles.

• Lorsque vous envoyez les invitations pour la réunion, demandez aux participants ou aux invités s’ils ont des besoins particuliers en matière de mesures adaptées. (Voir Les formules suggérées pour les invitations à une réunion ou à un évènement dans la trousse d’information sur l’accessibilité)
• Demandez aux participants s’ils ont des restrictions alimentaires.
• Faites la promotion d’un environnement sans odeur en demandant à l’avance aux présentateurs et aux participants de ne porter ni parfum ni articles de toilette parfumés.
• Fournissez aux participants le matériel nécessaire à la réunion, au moins une semaine avant la tenue de celle-ci.
• Fournissez aux participants et aux invités, avant la tenue de la réunion, les renseignements sur les aires de stationnement et le transport.

Président ou présidente d’assemblée, animateur ou animatrice : de quelle façon procéder?

• Invitez les participants à se présenter chacun leur tour au début de la réunion.
• Décrivez brièvement le contenu du programme au début de la réunion.
• Demandez aux participants (ou leur rappeler) de se nommer chaque fois qu’ils prennent la parole.
• Encouragez les présentateurs à parler clairement et d’avoir un débit modéré.
• Avisez les participants que les interprètes (s’ils sont présents) diront tout ce qui fait l’objet de gestes et feront des gestes pour tout ce qui est dit.

Renseignements à transmettre aux participants et aux invités

• Informez tous les participants des services offerts (par exemple : interprétation gestuelle, accompagnement, prise de notes, sous-titrage)
• Indiquez où se trouvent les sorties de secours.
• Indiquez où se trouvent les toilettes accessibles.
• Annoncez clairement à quel moment auront lieu les pauses-santé.
• Déterminez si des questions peuvent être posées pendant la présentation ou à la fin.

• Portez à l’attention les sujets abordés au cours de la réunion 

Avez-vous suivi ces étapes pour rendre votre réunion accessible?

• Créer des enseignes à gros caractères avec des couleurs contrastantes (par ex. directions vers les salles de réunions et les toilettes, sorties d’urgence, panonceaux d’identification et porte‑noms des participants).
• Fournir le matériel imprimé en format électronique accessible afin que les participants puissent convertir ou avoir accès à l’information au besoin. Les sites http://www.cou.on.ca/issues-resources/key-issues/accessibility/accessible-toolkit-homepage/quick-reference—helpful-information.aspx et http://adod.idrc.ocad.ca offrent des conseils sur la création de documents imprimés accessibles.
• Fournir aux participants, tout le matériel et les documents de présentation, au moins une semaine avant la réunion. Un délai d’une semaine est le temps minimal requis pour que les participants puissent passer en revue tous les documents ou faire convertir le matériel en média substitut.
• Assurez-vous que la salle de réunion offre suffisamment d’espace pour que les participants qui utilisent des aides à la mobilité puissent se déplacer.
• Assurez-vous que l’éclairage est adéquat avec peu ou pas d’éblouissement. S’il y a des fenêtres, il est préférable que celles-ci soient dotées de stores afin de minimiser l’éblouissement de la lumière.
• Placer les sièges de façon à ce que la disposition réponde aux  besoins des participants et des fournisseurs de services. Par exemple, veiller à ce que les participants ou les invités vivant avec une incapacité auditive soient assis proches des interprètes gestuels ou des preneurs de notes.
• Utiliser un langage approprié pour les personnes handicapées. Voir le site de RSDCC, « Le pouvoir des mots et des images », www.rhdcc.gc.ca/fra/condition_personnes_handicapees/rapports/pouvoir_mots_images/page09.shtml.
• Fournir aux participants et aux invités des renseignements clairs et précis concernant le transport vers le lieu de la réunion et les aires de stationnement à proximité.