Conseils pour les conférenciers et les animateurs
Chaque jour, les campus des universités de l’Ontario abondent en réunions. Cette deuxième partie de la série « Planification de réunions inclusives » fournit des conseils aux conférenciers et aux animateurs.
Le fait de connaître ses participants favorise l’inclusion
- Donnez aux participants l’occasion de faire connaître, tôt dans le processus, leurs besoins relativement aux mesures d’adaptation, soit dans la convocation ou dans l’invitation initiale. Vous aurez ainsi le temps de vous préparer et de prendre les dispositions nécessaires relatives aux demandes d’accessibilité.
- Consultez des personnes handicapées au moment de l’organisation de la réunion puisqu’elles sont les plus aptes à juger de l’accessibilité des services qui s’adressent à ells.
- En tant qu’organisateur de la réunion, veillez à informer les conférenciers ou les animateurs des mesures mises en place pour répondre à des demandes d’accessibilité (par exemple, si des interprètes sont présents, ils feront des gestes pour tout ce qui est dit, et diront tout ce qui fait l’objet de gestes).
Conseils aux personnes qui présentent
- Respectez l’horaire prévu.
- Donnez à l’organisateur de la réunion une copie des documents imprimés et électroniques bien avant la tenue de la réunion afin qu’il puisse les faire convertir en d’autres médias ou en format accessible et les distribuer à l’avance.
- Préparez des aides audiovisuelles en utilisant une police sans empattement d’au moins 18 points, comme Arial ou Verdana, avec des couleurs à contraste élevé.
- Assurez-vous que le matériel vidéo est sous-titré pour les participants culturellement sourds, sourds, devenus sourds ou malentendants. Fournissez la description narrative des commentaires écrits pour les personnes qui sont aveugles ou qui ont une déficience visuelle.
- Utilisez du matériel de présentation qui est précis, direct et concis.
- Parlez clairement et avec un débit modéré. Assurez-vous de faire face à l’auditoire durant la présentation pour que les personnes culturellement sourdes, sourdes, devenues sourdes ou malentendantes puissent traiter les messages à l’écran et pour que les interprètes puissent traduire les mots parlés en langage des signes.
- Pendant les périodes de questions et réponses, rappelez aux participants de parler lentement et clairement et de se nommer avant de prendre la parole.
Sources
Ressources humaines et Développement des compétences Canada. Guide de planification de réunions inclusives 2-4. 2009. Web.