Utilisation de PowerPoint

Tous les étudiants peuvent bénéficier d’une présentation PowerPoint bien structurée, claire, concise et organisée. Ces conseils vous aideront à rendre vos présentations accessibles à la plupart des étudiants. Ainsi, vous aurez à consacrer moins de temps à mettre en œuvre des mesures d’adaptation pour les étudiants ayant une limitation fonctionnelle.

Une présentation PowerPoint accessible correspond à un document que tout étudiant peut lire et comprendre. De plus, ce type de présentation comportera du texte de remplacement et des versions sous-titrées ou des copies transcrites des fichiers audio ou vidéo intégrés. Un étudiant pourra alors se servir d’un lecteur d’écran pour lire la présentation.

Certains étudiants se servent de technologies d’assistance pour adapter le format de l’information afin qu’elle convienne à leurs besoins d’apprentissage. Voici des exemples de technologies d’assistance :

Lecteur d’écran. Le lecteur lit à voix haute l’information qui apparaît sur l’écran d’ordinateur, tels le texte écrit ou la description d’une image donnée par le texte de substitution ou de remplacement.

Logiciel d’agrandissement d’écran. Permet à l’utilisateur d’agrandir le contenu de l’écran ou d’ajuster le contraste pour faciliter la lecture du contenu.

Note aux utilisateurs de Mac : plusieurs versions du logiciel PowerPoint pour Mac comportent d’importantes limites en matière d’accessibilité. Par exemple, il est impossible de rattacher du texte de remplacement à des images ou d’exporter la présentation comme un document PDF accessible dans les versions du logiciel antérieures à 2010. Aussi, il est déconseillé d’utiliser le logiciel Keynote de Apple si vous devez créer une présentation accessible.

• Veillez à ce que la taille de la police de caractères soit suffisamment grande pour qu’il soit facile de lire ce qui est écrit. Si vous prévoyez utiliser un projecteur pour visionner la présentation sur un écran, la taille de la police devrait être plus grande que sur un document imprimé. Nous conseillons d’utiliser une police d’au moins 30-points.
• Veillez à ce que le niveau de contraste entre la couleur du texte et l’arrière-plan soit suffisamment prononcé. Si vous prévoyez utiliser un projecteur pour visionner la présentation sur un écran, il faut un contraste plus prononcé que pour un document imprimé.
• Si vous utilisez des couleurs, choisissez des couleurs très contrastantes.
• Assurez-vous que le contenu peut être lu dans une échelle de gris si jamais quelqu’un décidait d’imprimer le document en noir et blanc.
• Servez-vous des modèles de mise en page inclus avec PowerPoint. Ils ont été conçus pour être accessibles.
• Inscrivez des titres sur chacune des diapositives afin de faciliter la navigation dans la présentation.
• Utilisez des transitions douces entre les diapositives. Évitez complètement les effets d’animation. Les transitions complexes, comme un damier, ajoutent un élément de distraction. Si quelqu’un visionne la présentation sur un support électronique, ces effets peuvent entraîner des problèmes avec les lecteurs d’écran ou d’autres technologies.
• Utilisez un langage simple.
• Ne surchargez pas les diapositives avec du texte. Une liste à puces qui comporte de trois à sept éléments est une bonne règle à suivre.
• Si vous intégrez une vidéo à votre présentation, assurez-vous qu’elle soit sous-titrée et que les boutons de contrôle du lecteur — mettre en marche et en pause et arrêter — sont accessibles.
• Si vous intégrez un clip audio à votre présentation, assurez-vous qu’il existe une transcription écrite de l’oral.
• Si vous avez intégré des animations à vos diapositives, veillez à ce qu’elles soient de courte durée et qu’elles ne détournent pas l’attention de l’auditeur du contenu informatif de la page.
• Utilisez des hyperliens et inscrivez un titre descriptif pour le lien au lieu d’une adresse Internet (voir la section Ressources additionnelles).
• Attribuez un texte de remplacement à chaque photo, image, graphique, tableau, diagramme, organigramme afin qu’un lecteur d’écran puisse les reconnaître.
• Servez-vous de la zone de commentaires pour y inscrire vos notes de cours.
• Veillez à ce que tous les étudiants puissent avoir accès à une version électronique de la présentation. Servez-vous d’une plateforme d’apprentissage en ligne, comme Blackboard, WebCT, Desire2Learn, Moodle, Sakai, envoyez un courriel ou téléversez-la sur le site Internet consacré au cours.

Tous les étudiants n’auront pas accès au logiciel PowerPoint pour visionner la présentation sur leur propre ordinateur. Nous vous suggérons de convertir la présentation en format PDF accessible avant de la partager avec les étudiants. (Consultez la fiche-conseil « Documents en format Word et PDF ».)

Lorsqu’un utilisateur se sert d’une technologie d’assistance, le texte de remplacement décrit l’information qui est véhiculée par une représentation visuelle. Cette information apparaît lorsque le lecteur passe la souris sur une image ou un objet. Ainsi, si le lecteur ne peut voir l’objet, le texte de remplacement veille à ce qu’aucun élément d’information ne soit perdu. Pour s’assurer de l’accessibilité d’une présentation PowerPoint donnée dans le cadre d’un cours, il faut attribuer un texte de remplacement à chaque photo, image, élément multimédia, graphique, tableau, zone de texte, Clipart, SmartArt, aux formes automatiques AutoShape, etc.

Un texte de remplacement efficace :

• communique de façon juste et succincte la raison d’être de l’image.
• contient une courte description de l’image pour aider le lecteur à comprendre l’information qui lui est transmise et une longue description pour les images et les schémas complexes et détaillés.
• ne répète pas le texte de la légende. Les lecteurs d’écran lisent les légendes et le texte de remplacement. Évitez de fournir les mêmes détails dans l’un et dans l’autre.
• ne commence pas par « Image de » puisque les lecteurs d’écran énoncent préalablement ce qu’ils trouvent sur leur chemin et poursuivent avec la lecture du texte de remplacement.
• commence par « Capture d’écran de… » si c’est une image d’un écran d’ordinateur.
• commence par « Photo de… » si c’est une photo.
• Aussi, si l’image est purement décorative, le texte de remplacement correspond à des guillemets (« ») — aucun texte n’est requis;
• et veillez à ponctuer les phrases complètes.

La méthode pour ajouter du texte de remplacement peut varier entre les différentes versions du logiciel PowerPoint. Cependant, vous commencerez habituellement par faire un clic droit sur l’image et faire une sélection à partir du menu qui s’affiche (par exemple, « Format de l’image > Taille > Position). Les versions antérieures de PowerPoint pour Mac n’offrent pas la possibilité d’ajouter du texte de remplacement en lien avec les images. Consultez le guide d’aide du logiciel pour des instructions détaillées.