Documents en format Word et PDF
Distribuez-vous des renseignements aux étudiants qui ont été rédigés à l’aide du logiciel Microsoft Word ou qui sont en format PDF?
Tous les étudiants peuvent bénéficier de consignes, de plans de cours et d’une documentation bien structurés, clairs, concis et organisés. Ces conseils vous aideront à rendre accessibles vos documents en format Word et PDF à la plupart des étudiants.
Qu’est-ce qui rend un document Word accessible?
Un document Word accessible correspond à un document que tout étudiant peut lire et comprendre. De plus, ce type de document comportera du texte de remplacement et des versions sous-titrées ou des copies transcrites des fichiers audio ou vidéo intégrés. Un étudiant pourra alors se servir d’un lecteur d’écran pour lire le document.
Certains étudiants se servent de technologies d’assistance pour adapter le format de l’information afin qu’elle convienne à leurs besoins d’apprentissage. Voici des exemples de technologies d’assistance :
Lecteur d’écran. Le lecteur lit à voix haute l’information qui apparaît sur l’écran d’ordinateur, tel que le texte écrit ou la description d’une image donnée par le texte de substitution ou de remplacement.
Logiciel d’agrandissement d’écran. Permet à l’utilisateur d’agrandir le contenu de l’écran ou d’ajuster le contraste pour faciliter la lecture du contenu.
Qu’est-ce qui fait qu’un PDF est accessible?
Le format PDF (format de document portable) permet de conserver tous les attributs du document d’origine. La version imprimée d’un document PDF correspond à une copie exacte du document à l’écran, quel que soit le logiciel qui a servi à créer le document ou la plate-forme utilisée. Pour lire et imprimer les documents PDF, il faut avoir le gratuiciel Adobe Reader.
Pour créer un document PDF accessible, il faut commencer par créer un document Word accessible. La deuxième étape consiste à convertir le document Word dans un document PDF balisé et la troisième étape de vérifier l’accessibilité du PDF et de corriger tout problème, s’il y a lieu.
Première étape : créer un document Word accessible
- La taille du texte devrait être d’au moins 12-points; utilisez une police simple sans empattement (par exemple, Arial, Comic Sans MS, Georgia, Courier New, Tahoma, Trebuchet MS ou Verdana).
- Veiller à ce que le niveau de contraste soit élevé; un texte de couleur noir sur fond blanc ou un texte de couleur blanc sur fond noir sont les plus faciles à lire.
- Si vous utilisez des couleurs, veillez à ce que le niveau de contraste entre la couleur du texte et l’arrière-plan soit suffisamment prononcé.
- Assurez-vous que le contenu peut être lu dans une échelle de gris si jamais quelqu’un décidait d’imprimer le document en noir et blanc.
- Utilisez un caractère gras pour attirer l’attention sur une partie de texte. L’emploi de lettres en italique ou de lettres majuscules est déconseillé.
- Évitez d’utiliser la touche d’entrée ou de retour pour créer un espacement entre les paragraphes. Pour modifier l’espacement, sélectionnez le paragraphe et changez les paramètres de l’espacement avant et après. Par défaut, dans les versions récentes de Word, une ligne blanche s’ajoute après chaque paragraphe et une espace est insérée avant tout titre.
- Évitez d’utiliser des zones de texte. Les lecteurs d’écran ne peuvent pas reconnaître le contenu de ces zones.
- Évitez d’utiliser des filigranes ou d’autres images en arrière-plan qui obscurcissent le texte. Si l’information est importante, déplacez-la ailleurs dans le document.
Les lecteurs auront plus de faciliter à se retrouver dans votre document si vous utilisez des repères visuels, comme des titres ou des en-têtes. Les lecteurs d’écran peuvent également interpréter les styles et les en-têtes de Word lorsqu’ils sont utilisés correctement afin d’aider le lecteur à naviguer dans votre document.
- Concevez votre document à l’aide du menu de « Styles » au lieu de formater le texte directement. Par exemple, si vous agrandissez la taille d’une police et que vous choisissez un caractère gras sans appliquer un style, le lecteur d’écran ne reconnaîtra pas la chaîne de caractères comme un titre, mais, si vous appliquez un style au texte, le lecteur d’écran le reconnaîtra comme un titre.
- Utilisez les styles pour créer des en-têtes qui suivent une structure hiérarchique et logique : « Titre », « En-tête 1 », « En-tête 2 », etc.
- Éviter d’utiliser des tableaux imbriqués ou fusionnés ou des cellules fractionnées dans des tableaux.
- Veiller à ce que l’ordre de la tabulation dans le tableau soit logique. Afin de tester l’ordre de déplacement dans un tableau, sélectionner la première cellule puis enfoncer la touche « Tabulation » à répétition afin de s’assurer que le curseur se déplace à la première cellule de la rangée suivante.
- N’utilisez pas la touche « Tabulation » ou la barre d’espacement pour créer des colonnes de texte avec une espace entre elles. Pour créer un document qui comporte plusieurs colonnes, utilisez toujours la fonction de mise en page « Insérer colonne » de Word.
Le texte de remplacement fait référence au texte qui peut être lu par un équipement de technologie d’assistance pour transmettre l’information qui apparaît dans un document. Le texte apparaît lorsque la souris passe sur une image ou un objet. Dans les situations où le lecteur ne peut voir les images, le texte de remplacement veille à ce qu’aucun élément d’information ne soit perdu. Pour assurer l’accessibilité des sites Internet, des documents et des cours magistraux, il faut attribuer un texte de remplacement à chaque photo, image, élément multimédia, graphique, tableau, zone de texte, Clipart, SmartArt, aux formes automatiques AutoShape, etc.
Un texte de remplacement efficace :
- communique de façon juste et succincte la raison d’être du graphique.
- contient une courte description de l’image pour aider le lecteur à comprendre l’information qui lui est transmise et une longue description pour les images et les schémas complexes et détaillés.
- ne répète pas le texte de la légende. Les lecteurs d’écran lisent les légendes et le texte de remplacement. Évitez de fournir les mêmes détails dans l’un et dans l’autre.
- ne commence pas par « Image de » « Instantané d’écran » ou « Photo de » puisque les lecteurs d’écran énoncent préalablement ce qu’ils trouvent sur leur chemin et poursuivent avec la lecture du texte de remplacement.
- ne comporte pas « Capture d’écran de… » si c’est une image d’un écran d’ordinateur.
- ne comporte pas « Photo » si c’est une photo.
- Aussi, si l’image est purement décorative, le texte de remplacement correspond à des guillemets (« ») — aucun texte n’est requis.
- Ponctuez les phrases complètes.
Souvenez-vous de toujours fournir un texte de remplacement pour tous les graphiques, les images et le contenu multimédia.
- Sélectionnez l’image et faites un clic droit sur l’image. (Contrôle+clic si vous utilisez un Mac.)
- Dépendamment de la version Word que vous utilisez, sélectionnez « Taille > Format > Format de l’image ». Pour les tableaux, cliquez « Propriétés du tableau ».
- Sélectionner « Texte de remplacement » et taper le texte qui décrit l’image. Par exemple, « Logo du Conseil des universités de l’Ontario ». Veillez à ce que votre description soit claire et concise.
Les versions Word 2004 et 2008 pour Mac n’offrent pas l’option d’ajouter du texte de remplacement pour les images, les graphiques et les diagrammes.
Étape 2 : convertir en PDF
Une fois que votre document Word accessible est prêt, vous pouvez le convertir en format PDF. Pour que les technologies d’assistance puissent lire le document correctement, il faut insérer des balises dans le document PDF pour que les différents systèmes de technologies d’assistance puissent reconnaître la façon dont ils doivent naviguer dans le texte et identifier par exemple, les images, les en-têtes, les titres et les paragraphes.
Si vous utilisez la version 2007 ou 2010 de Word, ces balises s’insèrent automatiquement lorsque vous sauvegardez votre document en format PDF. Dans la boîte de dialogue « Option », cochez « Conformité ISO 19005-1 (PDF/A). Cependant, dans les versions antérieures de Word et sur les plates-formes Macintosh, cette méthode crée un document PDF non balisé, donc inaccessible. Pour créer un document PDF balisé, vous devrez installer le module d’extension qui se trouve intégré au logiciel Word si Adobe Acrobat est déjà installé :
- Dans la barre d’outils en haut, sélectionnez l’onglet « Acrobat ».
- Sélectionnez « Créer un PDF ».
- Dans la boîte « Enregistrer », sélectionnez le bouton « Options ». Sélectionnez « Accessibilité » et « Reformater avec Adobe PDF balisé ».
- Donnez un nom à votre fichier, sélectionnez un dossier de destination et cliquez « Enregistrer ».
Étape 3 : Vérifier l’accessibilité et apporter les corrections nécessaires
Si vous avez suivi les consignes précédentes pour créer votre document Word, le PDF que vous avez créé possède un niveau d’accessibilité de base. Cependant, il est possible que ce document ne soit pas entièrement accessible à l’ensemble des lecteurs ou des technologies d’assistance. Vous aurez possiblement à fournir des renseignements additionnels à l’aide du logiciel Adobe Acrobat. Pour obtenir plus de renseignements sur la création de PDF accessibles, consultez les Ressources de formation en matière d’accessibilité d’Adobe Acrobat (documentation en anglais).
Les versions récentes de Word (après 2010) ont un vérificateur d’accessibilité qui fonctionne de façon similaire au vérificateur d’orthographe. Pour l’utiliser, cliquez sur « Fichier > Information > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité ». Le vérificateur examine votre fichier et vous informe de tout problème qui pourrait empêcher un étudiant avec une limitation fonctionnelle d’y avoir accès.[i]
[i] Microsoft Corporation, Vérifier les problèmes d’accessibilité.