La création de PDF accessibles en se servant de Microsoft Word 2007
En Ontario, le règlement visant les normes d’accessibilité intégrées prévoit que toute personne, qui en fait la demande, a le droit d’obtenir des renseignements en format accessible. Dans le cadre de vos fonctions sur le campus, vous pourriez recevoir des demandes pour du matériel en format accessible pour un ensemble d’informations que vous auriez produit vous-même ou que votre secteur ou service aurait produit à l’interne. Ces demandes peuvent provenir d’étudiants, du corps professoral, du personnel de soutien, de bénévoles ou de visiteurs. Voici quelques conseils pratiques pour vous guider dans la création de documents PDF accessibles.
1re étape : Créer un document accessible en Microsoft Word
La grande partie du travail nécessaire à créer un PDF en format accessible se fait au moment de la création du document, non au moment de sa conversion en PDF.
- Suivre les lignes directrices du guide publié par l’INCA, intitulé « Lisibilité des imprimés » : http://www.cnib.ca/fr/services/accessibilite/ressources/meilleure-lisibilite/.
- Utiliser une police simple, sans empattement, d’au moins 12 points (Arial, par exemple).
- Utiliser un caractère gras pour attirer l’attention sur une partie de texte. L’emploi de lettres en italique ou de lettres majuscules est déconseillé.
- Éviter d’utiliser la touche « Entrée/Retour » pour créer un espace entre les paragraphes. Au lieu, définir l’espace avant et après dans le groupe « Paragraphe » sous l’onglet « Mise en page ».
- Éviter d’insérer des zones de texte.
- En présence d’un graphique, taper le texte au lieu d’insérer du texte dans le graphique.
- Veiller à ce que le niveau de contraste entre la couleur du texte et l’arrière-plan soit suffisant.
- Éviter l’emploi de filigrane; au lieu, inclure les renseignements ailleurs dans le document.
- Mettre en forme les documents et le texte à l’aide des styles définis par Microsoft Word au lieu de formater indépendamment les caractères.
- Définir les styles s’appliquant aux paragraphes dans le groupe « Style » sous l’onglet « Accueil » dans la barre du menu principal de Word.
- Modifier un style en le sélectionnant et en choisissant « Modifier les styles » puis « Jeu de styles ».
- Utiliser les styles pour créer des en‑têtes qui suivent une structure hiérarchique et logique : « Titre », « En-tête 1 », « En-tête 2 », etc.
- Éviter d’utiliser des tableaux imbriqués ou fusionnés ou des cellules fractionnées dans des tableaux.
- Veiller à ce que l’ordre de la tabulation dans le tableau soit logique. Afin de tester l’ordre de déplacement dans un tableau, sélectionner la première cellule puis enfoncer la touche « Tabulation » à répétition afin de s’assurer que le curseur se déplace à la première cellule de la rangée suivante.
- Formater la mise en page ou l’espacement entre les paragraphes en personnalisant les styles ou en définissant le nombre de colonnes en sélectionnant « Colonnes » sous l’onglet « Mise en page ».
Le texte de remplacement fait référence au texte qui peut être lu par un lecteur d’écran pour décrire des graphiques et des images que les personnes ayant une déficience visuelle ne voient pas.
Fournir du texte de remplacement pour l’ensemble des graphiques, des images et pour le contenu multimédia. Pour ajouter du texte de remplacement :
- Cliquer sur l’image avec le bouton droit de la souris.
- Choisir « Taille »
- Choisir l’onglet « Texte de remplacement » et taper une description de l’image dans la zone réservée à cet effet (par ex. « Logo du Conseil des universités de l’Ontario »). Fournir une description claire, mais concise.
Pour plus de renseignements sur ce sujet, consulter le guide « texte de remplacement » dans la trousse d’information sur l’accessibilité.
2e étape : Configurer PDFMaker
Une fois que vous avez produit votre document Word en tenant compte de son l’accessibilité, vous pouvez maintenant le convertir en format PDF. Pour créer un document en format PDF balisé, vous devez vous servir de l’outil Acrobat PDFMaker de Word.
- Dans la barre d’outils du haut, choisir l’onglet « Acrobat PDFMaker ».
- Sélectionner « Créer un fichier PDF ».
- Dans la boîte « Sauvegarder », sélectionner « Options ». Choisir les options « Activer l’accessibilité et la redistribution au format Adobe PDF balisé ».
- Nommer le fichier, choisir le dossier de destination et cliquer « Enregistrer ».
Avertissement : L’utilisation de la méthode « Imprimer < PDF » pose problème, car l’opération génère un document en format PDF non balisé, donc inaccessible.
3e étape : Vérifier et modifier l’accessibilité dans Acrobat®
Les lignes directrices précédentes permettent de créer un document PDF dont le niveau d’accessibilité est de base. Cependant, il est toujours possible que certains types de lecteur d’écran ne puissent pas accéder entièrement à l’information du document PDF. Dans ce cas, il faudra possiblement fournir des renseignements additionnels en utilisant le logiciel Acrobat d’Adobe.
Des renseignements additionnels sur la création de document en format PDF accessible à l’aide du logiciel Acrobat figurent sur le site www.adobe.com/accessibility/products/acrobat/pdf/A9-accessible-pdf-from-word.pdf (document en anglais).